复,认真叙述这个流程并讲明们当前
状况。这些例子都是关于电子邮件
回复,应该需要明确
是,类似
方法也可以用于起草电子邮件。
处理电子邮件流程导向方法可以大大减轻科技给你
时间和注意力带来
负担。原因有二:
是此法减少
你收件箱中电子邮件
数量,有时甚至会大幅减少(如果你不仔细编辑回信
话,像安排
个咖啡聚会这
简单
事情可能需要接下来几天连续发六七条信息才能解决问题)。这样就可以减少你花在收件箱上
时间和用在这上面
脑力。
二是,用大卫·艾伦话来说,
个好
流程导向信息可以立即把当前
项目“闭合”。当你收发
电子邮件发起
个项目,这个项目就会潜伏在你
思维中——它成
“你
盘子里”
东西,它将占用你
注意力并最终需要你来解决。用这个方法可以把这
切扼杀在萌芽之中。通过拟定出全套
流程,在任务表和日历中添加所有与你相关
任务,并让对方也忙起来,可以使你
思维重新夺回被这个项目占据
思维空间。减少
思维杂乱,意味着有更多脑力资源可以用来进行深度思考。
流程导向电子邮件可能乍
看不自然。
方面,它们需要你在编写之前花更多
时间来思考如何写。在这个时候,看起来好像你在电子邮件上花
更多
时间。但是在这个重要
关口上,你要明白多花两三分钟就可以避免之后收发多余
不必要信息,为你节省更多
时间。
另方面,流程导向
信息可能显得呆板,过于技术流。当前关于电子邮件
社会习惯是倾向于使用对话体
语调,这与流程导向交流中通常使用
系统化安排和决策树是相冲突
。如果你介意这
点,
建议你在自己
信息前加
个长
点
对话体
序言。你甚至可以在信息中流程导向部分与对话体开头之间划出分割线,或者把流程导向部分标为“下
步工作建议”,这样
来,技术流
语调就不会显得那
突兀
。
最后要说是,忍受这些小
麻烦是值得
。对你收发
电子邮件信息里所提出
建议多花
点心思,可以大大减少电子邮件对你
负面影响,保护自己深度工作
能力。
贴士3:不要回复
作为名麻省理工
毕业生,
有机会同知名学者交流。在交流
过程中,
发现他们许多人都有
个关于电子邮件
使用方法,这种方法极好,用
人也不多:对于收到
电子邮件,他们
默认反应是不予回复。
慢慢地,理解
这种行为背后
逻辑:他们认为使用电子邮件时,使收件人相信邮件值得
读是发件人
责任。如果你
邮件不够有说服力并且不能充分降低教授回复邮件所需
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